Ihre Aufgaben:

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• Bearbeitung von ein- und ausgehender Post

• Führen des Telefon- und E-Mail-Verkehrs

• Erste*r  Ansprechpartner*in für Angehörige, Mitarbeiter*innen und externe Partner*innen

• Terminkoordination und Kalenderverwaltung für die Hospizleitung und das Team

• Vorbereitung und Organisation von Meetings sowie Protokollführung bei internen Besprechungen

• Koordination und Durchführung des gesamten Einkaufs von Verbrauchsmaterialien (z.B. Büromaterial, Pflegeartikel, Lebensmittel für die Küche etc.)

• Überwachung des Budgets für verschiedene Einkaufsposten und enge Abstimmung mit der Geschäftsführung

• Vorbereitung und Kontrolle von Rechnungen sowie das Zuordnen von Belegen zu den entsprechenden Kostenstellen

• Scannen und digitale Archivierung von Rechnungen, Belegen und wichtigen Dokumenten zur Weiterleitung an den / die Steuerberater*in

• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung (Prüfung von Lieferantenrechnungen, Vorbereitung der Zahlläufe)

• Organisation und Verwaltung der internen und externen Kommunikation, zum Beispiel Versenden von Informationsschreiben an Familien, Spender *innen und Kooperationspartner*innen

• Planung und Organisation von internen Veranstaltungen, Schulungen und externen Aktionen z.B. Benefizveranstaltung

• Unterstützung bei der Organisation von Trauer- und Gedenkfeiern sowie anderen, besonderen Veranstaltungen des Hospizes

• Unterstützung der Hospizleitung in organisatorischen und administrativen Belangen

• Koordination der Anfragen von Familien und externen Partnern und Weiterleitung an die entsprechenden Fachabteilunge

• Abrechnung der Tagessätze mit den Krankenkassen